Vorbereitung auf SAP S/4HANA | 10-Punkte Checkliste

1. SAP S/4HANA verstehen und kennenlernen

End-to-End-Prozesse in Echtzeit. Die Cloud und die Fiori Apps. Die neue User Experience. Die Best Practices. Neue Technologien wie Machine Learning. Mit SAP S/4HANA ist irgendwie alles anders. Von der Oberfläche bis tief in die Systemarchitektur hinein.

Wenn Sie jetzt den Wechsel zu SAP S/4HANA planen, dann müssen Sie diese Welt zunächst einmal kennenlernen. Und verstehen, dass es hier nicht nur um ein technisches Upgrade geht, sondern um einen tiefgreifenden Wandel – einen Wandel, der Ihr Unternehmen bereit und fit für die Zukunft macht.

Informieren Sie sich also umfassend über SAP S/4HANA: Nutzen Sie mögliche Schulungen und Events, die Use-Cases der SAP oder auch ein Werkzeug wie Business Scenario Recommendations – ein Tool, das Ihnen auf der Grundlage Ihrer Transaktionen ohne grossen Aufwand die Vorteile von SAP S/4HANA aufzeigt.

2. Bewusstsein im Unternehmen schaffen und Partner finden

Die IT allein kann den Wechsel auf SAP S/4HANA nicht für ein Unternehmen erledigen. Bei einem Projekt dieser Grössenordnung und strategischen Bedeutung müssen viele Stakeholder eingebunden werden, vom Management bis zu den Fachabteilungen.

Der Erfolg eines solchen Projekts hängt massgeblich davon ab, ob allen Beteiligten die Vorteile und Chancen des Wechsels zu SAP S/4HANA bewusst sind. Die IT- und Projektverantwortlichen müssen sich daher rechtzeitig darum kümmern, das Top-Management eng und frühzeitig einzubinden, das Thema im Unternehmen bekannt zu machen und sich über die operativen und strategischen Ziele klar zu werden, die mit der Implementierung verbunden sind.

Denken Sie also rechtzeitig zum Beispiel darüber nach, welche Mitarbeitenden intern eine Rolle in dem Projekt spielen sollen und welche Kapazitäten Ihnen zur Verfügung stehen. Zusätzlich sollten Sie überlegen, wie Sie das Projekt kommunizieren, wie Sie den Change gestalten und welcher externe Partner Sie unterstützen kann.

3. Technische Voraussetzungen prüfen und Vorprojekte umsetzen

Wer viel ernten will, muss den Boden gut vorbereiten. Und so ist es auch hier, bei der Einführung von SAP S/4HANA. Wenn Sie eine System Conversion planen – also eine technische 1:1-Migration Ihres bestehenden Systems –, können Sie mit dem SAP Readiness Check zunächst die technischen und prozessualen Voraussetzungen Ihres Systems prüfen.

Die Simplification List gibt dabei zum Beispiel Auskunft darüber, welche Unterschiede im Detail zwischen SAP ECC und SAP S/HANA bestehen. Im Rahmen von Vorprojekten können Sie auch jetzt schon die notwendige Umstellung auf Unicode und eine mögliche Stammdaten-Reorganisation vornehmen.

Ebenso ist jetzt ein passender Zeitpunkt, um sich um die Customer-Vendor-Integration zu kümmern, also die Umstellung der Kunden- und Lieferantendaten auf das neue Datenobjekt Geschäftspartner. Prüfen Sie ausserdem, ob jetzt der richtige Moment ist, um auf das neue Hauptbuch (SAP New GL) umzustellen. Wenn es keiner zusätzlichen Ledger für das Reporting bedarf (IFRS, Tax, USGAAP etc.) kann die Umstellung durchaus auch erst während der System Conversion erfolgen.

4. Migrationswege kennenlernen und die Konsequenzen der Wahl bedenken

Wer sich für eine System Conversion oder eine selektive Migration – und damit gegen eine Neuimplementierung – entscheidet, muss die Konsequenzen dieser Entscheidung im Detail kennen und bedenken. Die Wahl der passenden Migrationsstrategie ist mehr als die Wahl einer technischen Methodik zur Umstellung. Und sie ist auch keine Frage allein der Kosten. Vielmehr ist sie eine tiefgreifende strategische Weichenstellung und damit mitentscheidend für den künftigen Erfolg Ihres Unternehmens.

Wer zum Beispiel die Vorteile der Best-Practice-Standards nutzen möchte und eine SAP-Architektur ohne Altlasten anstrebt, kann dies nur über Greenfield erreichen. Ebenso gilt: Auch ein nach dem Brownfield-Ansatz konvertiertes System lässt sich später noch optimieren („Brownfield +“), der Weg in eine moderne Architektur ist allerdings auch nach dieser Vorgehensweise nachträglich nur mit sehr grossem Aufwand möglich.

Beschäftigen Sie sich also eingehend mit den Optionen der Umstellung. Die Entscheidung machen sie schliesslich abhängig von ihren strategischen und operativen Zielen und den Ergebnissen Ihres Roadmap-Vorprojekts.

5. On-premise oder Cloud?

Es gibt viele Gründe für oder gegen ein bestimmtes Deployment-Modell – also die Entscheidung, wo Sie Ihr SAP-S/4HANA-System betreiben. Viele Unternehmen bevorzugen nach wie vor eine Installation ihrer SAP-Lösung vor Ort im eigenen Rechenzentrum, oft aus Sicherheitsbedenken gegenüber einer Cloud-Lösung eines Hyperscalers oder Betreibers.

Andere tendieren zu einer Cloud-Lösung, weil sie die enormen Vorteile dieses Betriebsmodells für sich nutzen wollen – angefangen bei den geringeren Gesamtbetriebskosten, einer höheren Flexibilität bis hin zu einem schnelleren Zugang zu Innovationen der SAP. Zudem wissen sie, dass die Sicherheit von Cloud-Lösungen heute oft sogar höher ist als bei einem selbstbetriebenen und selbst zu wartenden On-premise-System.

Beschäftigen Sie sich daher eingehend und frühzeitig mit den Vor- und Nachteilen der verschiedenen Szenarien. Vielleicht ist ja auch ein hybrides Modell der passende Weg für Sie? Auch hier gibt ein Roadmap-Vorprojekt die passenden Antworten.

6. Change-Management beachten und planen

Welche enormen Veränderungen die Einführung von SAP S/4HANA mit sich bringt, wird oft unterschätzt. In der Folge identifizieren Unternehmen gerade ein unzureichendes Change-Management in vielen Projekten am Ende als „Stolperstein“. Den Wandel professionell zu begleiten, die Organisation gut vorzubereiten, Vertrauen aufzubauen und Perspektiven der neuen Technologie aufzuzeigen – das alles sind zentrale Aspekte eines erfolgreichen Change-Management-Prozesses.

Gerade der Einsatz zeitgemässer Medien hat sich dabei in vielen Projekten als hilfreich und unterstützend erwiesen: von Live-Communities und Online-Tutorials bis zu Videos und Schulungen. Entscheidend ist: Die wesentlichen Impulse für einen professionellen Change-Management-Prozess müssen schon ganz zu Beginn gesetzt werden. Ein solcher Prozess betrifft alle Projektphasen – und erschöpft sich nicht in einigen Trainings der Anwender am Ende.

7. Technologien und neue Arbeitsweisen kennenlernen

Mit SAP S/4HANA sind viele Neuerungen verbunden – von den Best Practices bis zu den End-to-End-Prozessen, von der neuen Benutzeroberfläche und User Experience SAP Fiori bis hin zu neuen Werkzeugen wie dem SAP Extensibility Framework und RESTful ABAP, von der Business Technology Platform bis zu SAP Activate.

Informieren Sie sich im Vorfeld Ihres Projekts über die neuen Aspekte der Architektur, über Technologien, die neuen Werkzeuge und Methoden. Lassen Sie sich entsprechend beraten. Und sorgen Sie dafür, dass auch alle Beteiligten – je nach Erfordernis vom Top-Management bis zum Key-User und Anwender – die massgeblichen Neuerungen und Besonderheiten von SAP S/4HANA frühzeitig kennenlernen und verstehen.

8. Geschäftsprozesse besser verstehen und optimieren

Mit der Übernahme von Signavio Anfang 2021 hat SAP den Bereich Business Process Intelligence massiv verstärkt. Auf diese Weise kann SAP Unternehmen nun noch besser dabei helfen, die eigenen Geschäftsprozesse genauer zu verstehen, sie zu bewerten, um sie dann optimieren und transformieren zu können.

Nutzen auch Sie diese Möglichkeiten im Rahmen der Einführung von SAP S/4HANA und informieren Sie sich über die neuen Lösungen der SAP. Die Optimierung (beziehungsweise Neudefinition) der individuellen Geschäftsprozesse ist im Rahmen der Einführung ein ganz zentraler Erfolgsfaktor.

Bestmögliche Prozesse machen Unternehmen schneller, flexibler und damit wettbewerbsfähiger – und helfen ausserdem dabei, die eigenen Kunden noch besser bedienen zu können. Unter SAP S/4HANA laufen viele der zentralen Geschäftsprozesse übrigens bereits im Standard – End-to-End und in Echtzeit.

9. Modernes Projektmanagement

Die Einführung von SAP S/4HANA ist ein oft mehrmonatiges, hochkomplexes Projekt – von der Planung und Vorbereitung bis zur technischen Umsetzung und Abnahme. Vor diesem Hintergrund ist es unabdingbar, die Risiken eines solchen Projekts zu minimieren, die Projektdauer und die Kosten im gesteckten Rahmen zu halten und die Investition dauerhaft zu sichern.

Informieren Sie sich, wie ein geeignetes Vorgehensmodell und ein zeitgemässes Projektmanagement dazu beitragen können, Ihr Projekt zum Erfolg zu führen – angefangen bei der Wahl passender Rollenkonzepte und einer professionellen Kapazitätsplanung bis zum Einsatz von Projekt- und Kollaborationswerkzeugen wie Microsoft Sharepoint, Microsoft OneNote, MS Teams, Skype for Business oder auch Lösungen wie Solution Manager oder Cloud ALM.

Selbst umfassende Projekte wie die Einführung von SAP S/4HANA lassen sich heute vollständig remote umsetzen, wenn das gewünscht ist.

10. Den passenden Weg finden – die SAP S/4HANA Roadmap

Bevor es mit der Konvertierung oder Neuimplementierung losgeht, braucht es einen Plan. Mit einem geeigneten Roadmap-Programm bereiten Sie ihrem Projekt den Weg. Im Rahmen dessen klären Sie gemeinsam mit einem Partner zum Beispiel, wie eine zu Ihren Anforderungen passende Ziellandschaft aussieht oder welches Umstiegsszenario am besten zu Ihrem Unternehmen und Ihren Zielen passt. Sie führen Pre-Checks und eine Fit/Gap-Analyse durch, beschäftigen sich mit der Simplification List, analysieren Ihren Custom Code mit dem ABAP Test Cockpit und lernen SAP S/4HANA in einem Sandbox-System kennen.

Entscheidend ist in dieser Phase, die strategischen und operativen Ziele Ihres Unternehmens nicht aus den Augen zu verlieren und diese Ziele mit Hilfe von Strategieinterviews auch festzuhalten und in die weitere Arbeit einfliessen zu lassen. Business und Technologie gehören zusammen!