Stammdaten-Optimierung mit SAP MDG

Was ist SAP MDG?

Die Lösung SAP Master Data Governance (SAP MDG) hilft Unternehmen mit definierten und automatisierten Workflows dabei, Stammdaten an einer zentralen Stelle zu validieren, zu erfassen, zu konsolidieren und zu verteilen.

Wie funktioniert SAP MDG?

Innerhalb des SAP Master Data Governance werden Business Objects wie Customer oder Vendor als eigene Datenmodelle festgehalten. Diese Modelle sind individuell anpassbar und können auf die einzelnen Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten werden.

Änderungen an den Daten können wie bei ITIL nur durch Change Requests durchgeführt werden. Bei einer Änderung an den Stammdaten werden diese in einen inaktiven Bereich verschoben und erst nach erfolgreicher Validierung und Freigabe wandern Daten wieder in den produktiven Betrieb und können aktualisiert genutzt werden.

Die eigentliche Verteilung der Stammdaten beruht auf bekannten Funktionen wie zum Beispiel IDOC/ALE- oder RFC-Verbindungen. Auf diese Weise werden Daten von einem zentralen Punkt konsistent an alle Systeme verteilt.

Welche Funktionen bietet SAP MDG?

Damit auch einzelne Abläufe auf das Unternehmen zugeschnitten werden können, nutzt SAP MDG SAP Business Workflow. Hiermit werden Workflowtemplates angepasst und können individuell für das Unternehmen modifiziert werden.

Workflows lassen sich mit SAP MDG automatisieren, so dass sich die Mitarbeiter durch einmal implementierte Prozesse auf eine funktionierende Routine verlassen können.

Regeln für einen Workflow können in SAP MDG hinterlegt werden, wenn zum Beispiel Datensätze von zwei Personen überprüft und freigegeben werden sollen. Durch einen geregelten Workflow entsteht Transparenz über Herkunft und Aktualität der Daten und hinsichtlich der Aufgaben und Mitwirkung des Personals am Einspielen neuer Datensätze.

Stammdaten können von der Muttergesellschaft regelmässig an die Tochtergesellschaften weitergegeben werden oder zum Abruf bereitgestellt werden. Das ist ökonomischer als individuelle Anforderungen.

Zusätzlich werden dynamische User Interfaces genutzt, um Oberflächen strikt nach Compliance-Richtlinien darzustellen. Mit Hilfe der direkten Anbindung an das eigentliche ERP-System findet kontinuierlich eine Überprüfung der eingegebenen Daten statt.

Darüber hinaus ist es möglich, Eingaben über Werthilfen und Vorselektionen einzuschränken. Mit den bekannten Warn- und Fehlermeldungen findet zusätzlich eine noch stärkere Validierung der Daten statt. Die Berechtigungen innerhalb des MDG basieren auf den Vorgaben des eigenen ERP-Systems. Mit Hilfe von weiteren Benutzerrollen kann ohne weiteres eine erneute spezifischere Unterteilung der Berechtigungen durchgeführt werden.

Über SAP MDG können regelmässige Pflegemassnahmen der eigenen Daten hinterlegt werden. Die Pflegeumfänge lassen sich definieren und automatisieren.

Zur Vermeidung von redundanter Pflegeaktivitäten besteht die Möglichkeit sämtliche Transaktionen bezüglich Datenpflege innerhalb des ERPs zu deaktivieren, um diese in Richtung des zentralen MDGs zu verlagern.

Routinen im Stammdatenmanagement helfen dabei, dass die Masterdaten in einem festgelegten Rhythmus aktualisiert werden. Erfahrungsgemäss kommen Informationen, die für eine Aktualisierung der Daten gewonnen werden, aus vielfältigen Quellen – über offiziell definierte Meldungen hinaus.

Routinen helfen auch dabei, den Datenschutz zu unterstützen. Die Informationen über Kunden, mit denen seit einem längeren Zeitraum keine weiteren Geschäfte abgewickelt wurden, können aus den Stammdatensätzen entfernt werden.

Änderungen in den Stammdatensätzen werden dokumentiert und sind über SAP MDG einfach abrufbar. Dies stellt ebenfalls einen grossen Vorteil aus Compliance-Sicht dar.

Was müssen Anwender wissen und tun?

Damit das System erfolgreich genutzt werden kann stellt SAP MDG gewisse Voraussetzung an den Anwender. Unabdingbar ist ein strukturiert durchdachtes Rollenkonzept, welches durch entsprechende Benutzergruppen abgestimmt und abgenommen werden muss.

Aufgrund der starken Einbeziehung des Change Managements müssen Benutzer auf die spezielle Vorgehensweise vorbereitet werden. Ebenso müssen Workflows und Prozesse mit allen Betroffenen definiert und erarbeitet werden. Für eine hohe Datenqualität wird empfohlen der Möglichkeit der Dateneingabe ein besonderes Augenmerk zu schenken. Je mehr Einschränkung für einzelne Eingaben entwickelt und Unterstützung über Warnmeldung und Fehlermeldungen den Benutzer entgegengebracht werden, desto höher und besser ist die zu erwartende Datenqualität.

Durch die zentrale Verwaltung, die Nutzung von bereits erprobten Technologien und die Skalierbarkeit biete MDG eine hervorragende Möglichkeit mit Hilfe der eigenen Daten die Kosten während des Betriebes zu senken.

Welche Versionen von SAP MDG gibt es?

Neben einer Standardversion bestehen Versionen von SAP MDG für die Bereiche Customer, Supplier, Finance und Material.

Diese spezialisierten Versionen optimieren die Nutzung innerhalb dieser Anwendungsbereiche. Kriterien wie Geburtsdatum oder Lagerort brauchen je nach Verwendungszweck nicht erst angelegt oder aussortiert zu werden.

Die Kunden-, Lieferanten-, Finanz- und Material-Daten können an die ERP-Prozesse angebunden werden.

Das ist von besonderer Bedeutung, da ein Austausch in zweierlei Richtungen stattfindet: SAP MDG stellt dem Vertrieb die Masterdaten zur Verfügung; aus den Bereichen Retouren und Service werden aber Informationen kommen, die für die Aktualisierung von Kundendaten aufgenommen oder als Produktbewertungen von Kunden hinterlegt werden können.

1. SAP MDG – Master Data Governance for Customer

Kundendaten sind wertvoll, um ein gezieltes Angebot machen zu können, das für die Kunden von ausreichendem Interesse ist. Für Banken und Versicherungen ist es wichtig, einschätzen zu können, ob sich Kunden in der Aufbau- oder Konsolidierungsphase des Lebens befinden oder bereits im Ruhestand und im Entsparen des Portfolios.

Das Unterbreiten eines Angebotes, das nicht zielgruppengerecht genug gestaltet ist, wird besonders von der jungen Generation als Affront empfunden. Die Nutzung von Social Media trägt zu der Wahrnehmung bei, dass die individuellen Vorlieben doch bekannt sein müssten.

Ähnliches gilt für eine komfortable Betreuung im Kundenservice. Hier sollten die Order durch den Kunden aufgerufen werden können, so dass die Bestellhistorie nicht von Kunden berichtet werden muss.

Kundenservice und das Unterbreiten neuer Angebote lassen sich miteinander verknüpfen. Wenn sich ein Kunde von einem Servicemitarbeiter gut betreut fühlt, wird er eine höhere Akzeptanz für ein zusätzliches Angebot haben – eines sinnhaften Angebotes aufgrund der gepflegten Kundendaten.

Neue Kunden zu gewinnen, kostet neunmal so viel, wie die Bemühung um ein weiteres Geschäft mit einem bestehenden Kunden. Die Daten sind bereits in Ihrem Unternehmen vorhanden. SAP MDG stellt Ihren Mitarbeitern über die entsprechenden Rollen aktuelle Daten für die Nutzung zur Verfügung.

2. SAP MDG – Master Data Governance for Supplier

Die Marge liegt im günstigen Einkauf. Für Standard-Produkte können in der Vergangenheit erfolgte Bestellungen eingesehen werden, um Preise zu vergleichen. So lassen sich regelmässig auftretende Bestellungen von Verbrauchsgütern vereinfachen.

Die Zuverlässigkeit des Lieferanten und die Bewertung durch die Fachabteilungen können hier aufgenommen werden, ebenfalls Hinweise auf vereinbarte Konditionen. Der Verweis auf bestehende Rahmenverträge von strategischen Lieferanten erleichtert die Abwicklung.

Das formale Bestellverfahren wird durch die Erfahrungen verschiedener Abteilungen, die in SAP MDG for Supplier gespeichert sind, massiv vereinfacht. Compliance-Anforderungen lassen sich durch SAP MDG leichter umsetzen und sich durch eine einzelne Masterdatenbank leichter dokumentieren.

3. SAP MDG – Master Data Governance for Material

Hochkomplexe Produkte mit einer Vielzahl einzelner spezialisierter Bausteile stellen die Materialverwaltung einerseits vor die Herausforderung, sämtliche Bauteile für die Produktion zur Verfügung zu halten.

Andererseits sollen weder Einkaufs-Budget noch Lagerplatz-Kapazitäten strapaziert werden. In Branchen wie z. B. Automotive wird sogar eine Anlieferung just in time direkt ans Band gefordert.

Eine ausgereifte Masterdatenbank für Material dient dazu, ein Bauteil oder fertiges Produkt mit eindeutiger Materialnummer zu benennen und geeignete Daten dieses Produktes für einen Bestellprozess oder für die Weiterverarbeitung in der Produktion oder für den Versand zu pflegen und weiterzugeben.

SAP MDG for Material übernimmt die Rolle der beherrschenden Datenbank für Material. Von der Eindeutigkeit der hier hinterlegten Materialstammdaten profitiert das ERP wesentlich.

4. SAP MDG – Master Data Governance for Finance

Durch Sondersituationen kann sich der plötzliche Bedarf eines Kassensturzes selbst bei weltweit operierenden Konzernen ergeben. Anlass ist oft ein zusätzlicher Bedarf finanzieller Mittel, das Ziel ist das Beziffern von Einsparmöglichkeiten, ohne das Geschäft kurzfristig zu beeinträchtigen.

Wird eine Massnahme z. B. im Bereich Marketing-Kommunikation hinterfragt, muss das jährliche Budget und der Verbrauch des Vorjahres sofort ausweisbar sein.

Eine Zuordnung auf Abteilungen, Projekte oder Landesgesellschaften ist nur möglich, wenn sich die Daten bereits in einer Masterdatenbank für das Finanzwesen befinden. Von hier aus werden eindeutige Nummern für Konten und Abteilungen vergeben.

In SAP MDG for Finance werden die Daten des Finanzwesens zentral gepflegt und verwaltet. Hiermit wird die Basis geschaffen, die Anforderungen und den Prozess von Finanzabschlüssen – auch nach internationalen Standards – bereits im Vorfeld zu ordnen und zu erleichtern.

Abgrenzung zu SAP MDM – Master Data Management

SAP MDM Master Data Management ist ein Spezialist für die Pflegeprozesse bestehender Stammdaten. Wenn Daten aus Systemen integriert werden sollen, die nicht deckungsgleich sind, bietet sich SAP MDM für die Integration und der Steigerung der Datenqualität an.

SAP MDM tritt weniger dominant auf als SAP MDG und gleicht eher bestehende Datenmodelle an verschiedenen Stellen ab. Auf SAP MDG sollte dabei als korrekt gepflegter Datenbestand Verlass sein, womit sich wiederum der Kreis zur Stammdatenpflege schliesst.