SAP HCM

SAP HCM: Hintergründe, Funktionen und zukünftige Ausrichtung

Als vollwertiges, umfangreiches Personalwirtschaftssystem stellt SAP Human Capital Management (SAP HCM) alle Funktionalitäten bereit, die für das Personalmanagement notwendig sind. Sämtliche Personalthemen werden zentral zusammengeführt.

Auf dieser Seite beantworten wir alle wichtigen Fragestellungen rund um die klassische SAP-HR-Lösung. Zudem befassen wir uns mit der zukünftigen Ausrichtung der SAP-Systemwelt im Bereich des Personalmanagements.

Wichtig zu wissen: Die Hauptwartung (Extended Maintenance) für die SAP-ECC-Lösung SAP HCM läuft Ende 2027 aus. Die Nachfolgelösung der SAP ist die cloudbasierte SAP SuccessFactors Full HCM Suite (Public Cloud).

Unternehmen haben aktuell die Möglichkeit,

• entweder direkt nach SAP SuccessFactors HCM (Public Cloud) zu wechseln
• oder die klassischen Lösungen Payroll, Stammdaten, Zeitwirtschaft in einer SAP-S/4HANA-Laufzeitumgebung mit HANA-Datenbank (Private Cloud oder On-Premises) weiterzubetreiben.

Durch die Umstellung von SAP ERP auf SAP S/4HANA erben die klassischen Lösungen die Wartungszusage von SAP S/4HANA bis 2040.

Was ist SAP HCM?

Bei SAP HCM (SAP Human Capital Management) handelt es sich um ein Personalwirtschaftssystem, das normalerweise als Teil von SAP ERP angeboten wurde und noch von Unternehmen auf SAP ECC genutzt wird.

Als Nachfolger von SAP HR beinhaltet es sämtliche Funktionen, die für die Personalverwaltung, die Abrechnung, das Bewerber-Management und die Personalentwicklung relevant sind. Darüber hinaus verbindet SAP HCM das Personalmanagement und die Personalführung mit mehrstufigen Beantragungs- und Genehmigungsprozessen.

Eng verknüpft ist das System zudem mit der Organisationsstruktur, wodurch hierarchieabhängige Vorgänge automatisiert werden können. Die Anpassung an unternehmensindividuelle Gegebenheiten ist mithilfe einer Integration zahlreicher Teilmodule möglich. Diese möchten wir im Folgenden detailliert betrachten.

Welche Module beinhaltet SAP HCM?

SAP HCM ist ein äusserst umfangreiches Personalmanagementsystem. Sämtliche Bestandteile der HR-Lösung zu beschreiben, würde den Rahmen dieses Wiki-Beitrags sprengen. Wir konzentrieren uns daher auf die wichtigsten Module, denen alle Teilmodule und Zusatzfunktionen untergeordnet sind:

• Personaladministration (PA)
• Personalzeitwirtschaft (PT)
• Personalabrechnung (PY)
• Organisationsmanagement (OM)
• Personalentwicklung (Talentmanagement)
• Veranstaltungsmanagement (PE)
• Personalbeschaffung (PB)

Personaladministration (PA)

In PA, der Personaladministration, laufen alle Fäden des Human Capital Managements zusammen. Dreh- und Angelpunkt ist hierbei der Personalstammsatz, welcher für jeden Mitarbeiter existiert. Diese „digitale Personalakte“ ersetzt papiergebundene Vorgehensweisen und sorgt dafür, dass sämtliche Personaldaten jederzeit in aktueller Form vorliegen.

Neben allgemeinen Mitarbeiterstammdaten wie Personalnummer, Name und Adresse werden Informationen wie Organisationseinheit (Abteilung), Tarif und Tarifgruppe hinterlegt. Jeder dieser Einträge erhält einen Gültigkeitszeitraum, wodurch im Laufe der Zeit eine Historie entsteht.

Diese zeitliche Zuordnung sorgt für hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Veränderungen. Insgesamt entlastet SAP HCM die Personalabteilung deutlich von administrativen Tätigkeiten, wodurch Freiräume für strategisch wichtigere Aufgaben wie das Recruiting und die Personalentwicklung entstehen.

Ein wichtiges und daher erwähnenswertes Teilmodul der Personaladministration ist „Personalkostenplanung und -simulation (PA-CP)“. Auf Basis von Personalstammdaten, Abrechnungsergebnissen und weiteren Datenquellen ermöglicht PA-CP eine transparente und systematische Personalkostenplanung.

Zudem lassen sich verschiedene Szenarien wie Gehaltsanpassungen oder Personalzugänge und -abgänge simulieren. Auch Umstrukturierungen der Organisation können in der Planung berücksichtigt werden. Darüber hinaus lassen sich die Planungsergebnisse als Grundlage für die Finanzplanung direkt an das Controlling (CO) übergeben.

Personalzeitwirtschaft (PT)

Die Personalzeiterfassung ist mittlerweile in fast allen Branchen Pflicht. In der Praxis erfolgt sie entweder durch eine Selbstpflege der Arbeitszeiten durch die Mitarbeiter oder über Zeiterfassungsterminals. Zudem verfügen viele Unternehmen über Zeitbeauftragte, die manuelle Eingaben oder Korrekturen vornehmen. Alle drei Ansätze werden von SAP HCM PT unterstützt.

Im Sinne eines möglichst hohen Automatisierungsgrads empfiehlt sich die Zeiterfassung über Terminals oder vergleichbare Technologien. Über Schnittstellen werden die Zeitbuchungen sofort in das SAP-System übergeben und bilden dort die Grundlage für Folgeprozesse wie die Personalabrechnung.

Ausserhalb der Geschäftsräume ist eine browserbasierte Zeiterfassung im Self-Service denkbar. Auch diese Möglichkeit bietet SAP an. Des Weiteren unterstützt SAP HCM klassische Workflows der Personalzeitwirtschaft - beispielsweise die Beantragung von Gleittagen, Nachträgen und Korrekturen.

Personalabrechnung (PY)

Die dritte wichtige Aufgabe der Personalverwaltung ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Alle hierfür relevanten Informationen liegen in SAP HCM vor. Dies gilt für Stammdaten wie Gehaltsgruppen ebenso wie für Arbeitszeiten, verschiedene Abwesenheitszeiten, flexible Gehaltsbestandteile und Sonderzahlungen. Dank regelmässiger Updates erfolgt die Personalabrechnung stets unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.

Für zusätzliche Sicherheit sorgen Simulationsläufe, die vor dem realen Abrechnungslauf durchgeführt werden können. Etwaige Fehler lassen sich hierdurch noch im Vorfeld korrigieren. Im Übrigen unterstützt SAP HCM PY auch unterschiedliche Abrechnungsperioden. Insbesondere international aufgestellten Unternehmen kommt dies entgegen.

Organisationsmanagement (OM)

Das Organisationsmanagement dient im SAP-HCM-Umfeld dazu, die gesamte Unternehmensstruktur mit ihren Organisationseinheiten abzubilden. Ebenso unterstützt das Modul die Analyse der Ablauforganisation und Personalanalysen für die Personalplanung. Stehen organisatorische Veränderungen bevor, so lassen sich diese mithilfe von SAP HCM OM planen. Nicht zuletzt stellt dieser Baustein die Basis für Funktionen wie die Laufbahnplanung und das Bewerbermanagement dar.

Personaladministration (PA)

In PA, der Personaladministration, laufen alle Fäden des Human Capital Managements zusammen. Dreh- und Angelpunkt ist hierbei der Personalstammsatz, welcher für jeden Mitarbeiter existiert. Diese „digitale Personalakte“ ersetzt papiergebundene Vorgehensweisen und sorgt dafür, dass sämtliche Personaldaten jederzeit in aktueller Form vorliegen.

Neben allgemeinen Mitarbeiterstammdaten wie Personalnummer, Name und Adresse werden Informationen wie Organisationseinheit (Abteilung), Tarif und Tarifgruppe hinterlegt. Jeder dieser Einträge erhält einen Gültigkeitszeitraum, wodurch im Laufe der Zeit eine Historie entsteht.

Diese zeitliche Zuordnung sorgt für hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Veränderungen. Insgesamt entlastet SAP HCM die Personalabteilung deutlich von administrativen Tätigkeiten, wodurch Freiräume für strategisch wichtigere Aufgaben wie das Recruiting und die Personalentwicklung entstehen.

Ein wichtiges und daher erwähnenswertes Teilmodul der Personaladministration ist „Personalkostenplanung und -simulation (PA-CP)“. Auf Basis von Personalstammdaten, Abrechnungsergebnissen und weiteren Datenquellen ermöglicht PA-CP eine transparente und systematische Personalkostenplanung.

Zudem lassen sich verschiedene Szenarien wie Gehaltsanpassungen oder Personalzugänge und -abgänge simulieren. Auch Umstrukturierungen der Organisation können in der Planung berücksichtigt werden. Darüber hinaus lassen sich die Planungsergebnisse als Grundlage für die Finanzplanung direkt an das Controlling (CO) übergeben.

Personalzeitwirtschaft (PT)

Die Personalzeiterfassung ist mittlerweile in fast allen Branchen Pflicht. In der Praxis erfolgt sie entweder durch eine Selbstpflege der Arbeitszeiten durch die Mitarbeiter oder über Zeiterfassungsterminals. Zudem verfügen viele Unternehmen über Zeitbeauftragte, die manuelle Eingaben oder Korrekturen vornehmen. Alle drei Ansätze werden von SAP HCM PT unterstützt.

Im Sinne eines möglichst hohen Automatisierungsgrads empfiehlt sich die Zeiterfassung über Terminals oder vergleichbare Technologien. Über Schnittstellen werden die Zeitbuchungen sofort in das SAP-System übergeben und bilden dort die Grundlage für Folgeprozesse wie die Personalabrechnung.

Ausserhalb der Geschäftsräume ist eine browserbasierte Zeiterfassung im Self-Service denkbar. Auch diese Möglichkeit bietet SAP an. Des Weiteren unterstützt SAP HCM klassische Workflows der Personalzeitwirtschaft - beispielsweise die Beantragung von Gleittagen, Nachträgen und Korrekturen.

Personalabrechnung (PY)

Die dritte wichtige Aufgabe der Personalverwaltung ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Alle hierfür relevanten Informationen liegen in SAP HCM vor. Dies gilt für Stammdaten wie Gehaltsgruppen ebenso wie für Arbeitszeiten, verschiedene Abwesenheitszeiten, flexible Gehaltsbestandteile und Sonderzahlungen. Dank regelmässiger Updates erfolgt die Personalabrechnung stets unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.

Für zusätzliche Sicherheit sorgen Simulationsläufe, die vor dem realen Abrechnungslauf durchgeführt werden können. Etwaige Fehler lassen sich hierdurch noch im Vorfeld korrigieren. Im Übrigen unterstützt SAP HCM PY auch unterschiedliche Abrechnungsperioden. Insbesondere international aufgestellten Unternehmen kommt dies entgegen.

Organisationsmanagement (OM)

Das Organisationsmanagement dient im SAP-HCM-Umfeld dazu, die gesamte Unternehmensstruktur mit ihren Organisationseinheiten abzubilden. Ebenso unterstützt das Modul die Analyse der Ablauforganisation und Personalanalysen für die Personalplanung. Stehen organisatorische Veränderungen bevor, so lassen sich diese mithilfe von SAP HCM OM planen. Nicht zuletzt stellt dieser Baustein die Basis für Funktionen wie die Laufbahnplanung und das Bewerbermanagement dar.

Personalentwicklung (Talentmanagement)

Das Talentmanagement in SAP HCM hat die Hauptaufgabe, vakante und offene Positionen mit den vorhandenen Personalressourcen abzugleichen. Dies erfolgt anhand definierter Kriterien wie Qualifikation und persönlicher Interessen. Gleichzeitig lassen sich aufgrund dieser Funktionalitäten individuelle Karriere- und Entwicklungspläne für Mitarbeiter mitsamt der zugehörigen Zielvereinbarungen im System abbilden.

Weiterhin ist zu erwähnen, dass das Talentmanagement weitere Teilmodule umfasst. Zu nennen ist etwa das Performance-Management (PEM) und Learning Solution (LSO).

Veranstaltungsmanagement (PE)

Das Veranstaltungsmanagement in SAP HCM steht in engem Zusammenhang mit der Personalentwicklung. Es unterstützt die Planung, Durchführung und Auswertung von Veranstaltungen wie Trainings und Weiterbildungen. So lässt sich ein kompletter Veranstaltungskatalog inklusive der Dozenten, Räume und Unterlagen im System hinterlegen. Bestehende Veranstaltungen lassen sich als Vorlage nutzen und wiederkehrend einplanen. Auch die Entgegennahme von Anmeldungen ist möglich.

Nach Veranstaltungsende unterstützt SAP HCM PE die Kostenstellenzuordnung und die Rechnungsstellung. Hilfreich ist zudem eine Funktion, mit der erreichte Qualifikationen direkt in die Personalstammdaten übernommen werden können. Es wird bei Bedarf also automatisch eine Weiterbildungshistorie zu jedem Mitarbeiter erzeugt.

Personalbeschaffung (PB)

Das HCM-Modul Personalbeschaffung unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung von Vakanzen. Auch die Übertragung der Stellenanforderungen und Tätigkeitsbeschreibungen auf Online-Plattformen ist mit PB möglich. Zahlreiche Funktionen wie die Terminplanung für Vorstellungsgespräche oder Bewerbungsfristen können automatisiert angelegt und in übersichtlicher Weise nachverfolgt werden. Der gesamte Einstellungsprozess ist individuell abbildbar.

Für die Kandidaten steht eine separate Stammdatenverwaltung zur Verfügung. Somit lässt sich nicht nur ein Bewerber-Pool aufbauen, auf den bei Bedarf zurückgegriffen werden kann. Kommt es zu einer Einstellung, lassen sich die Bewerberstammdaten äusserst einfach in die neu erstellten Personalstammdaten übernehmen.

Weitere Teilmodule von SAP HCM

Wie eingangs erwähnt, enthalten die oben genannten Hauptmodule mehrere Untermodule, mit denen sich spezifische Aufgabenstellungen im HR-Umfeld abbilden lassen. Zu nennen sind insbesondere folgende Bausteine:

• ESS/MSS: Employee Self Services/Manager Self Services
• Strukturelle (dynamische) Berechtigungsvergabe
• Personalbeurteilungen

ESS und MSS entlasten die Personalabteilung durch die Digitalisierung von Workflows massiv. So ist es beispielsweise möglich, dass Mitarbeiter Prozesse wie Arbeitszeitkorrekturen, Reiseanträge oder Trainingsbuchungen im System selbstständig anstossen. Zugangspunkte können beispielsweise der SAP Netweaver Business Client oder das Fiori Launchpad sein. Fiori-Anwendungen sind sogar auf mobilen Endgeräten einsetzbar.

Für Sicherheit und Effizienz sorgen zudem die strukturellen Berechtigungen, die in Verbindung mit dem Organisationsmanagement (OM) genutzt werden können. Anders als beim standardmässigen SAP-Rollen- und Berechtigungskonzept erfolgt die Berechtigungsvergabe hierbei nicht statisch, sondern dynamisch.

Das Funktionsprinzip: Berechtigungen werden Stellen innerhalb der Organisation zugeordnet. Nimmt ein Mitarbeiter diese Stelle ein, erhält er automatisch die passenden Berechtigungen. Dies ist nicht zuletzt ein klarer Pluspunkt hinsichtlich der IT-Sicherheit.

SAP HCM ermöglicht es ausserdem, Mitarbeiterbeurteilungen abzubilden. Die hinterlegten Daten sind im System wiederum die Basis für Gehaltsanpassungen, variable Gehaltsbestandteile oder Boni. Die Beurteilungen können jedoch auch in Verbindung mit dem Veranstaltungsmanagement genutzt werden, um die Qualitätssicherung von Weiterbildungsveranstaltungen zu gewährleisten.

Welche Vorteile bietet SAP HCM für das Personalwesen in Unternehmen?

Betrachtet man Aufgabenstellungen von HR-Abteilungen, so sind diese auch heute noch überwiegend administrativer Natur. Es werden papiergebundene Personalakten geführt, Urlaubsanträge per Papier abgewickelt und sogar Arbeitszeiten manuell erfasst. In Zeiten des Fachkräftemangels und begrenzter Personalressourcen wäre es jedoch wesentlich wichtiger, sich den strategischen Zielen des Personalmanagements zu widmen.

SAP HCM bietet in zweierlei Hinsicht eine wichtige Unterstützung. Einerseits ermöglicht es eine Optimierung und Digitalisierung von Personalprozessen, andererseits beinhaltet es zahlreiche Werkzeuge, die aus personalstrategischer Sicht bedeutsam sind.

Die Vereinfachung und Verschlankung administrativer Abläufe werden unter anderem durch folgende HCM-Features erreicht:

• Digitaler Urlaubsantrag (z. B. über Web-Browser) inkl. Genehmigungsworkflow
• Zentrale, systemgestützte Pflege aller relevanten Personalstammdaten
• Konsistente Datensätze und nachvollziehbare Änderungen (Historie)
• Vollständige Datentransparenz
• Teilautomatisierung der Personalabrechnung
• Vereinfachte Zeiterfassung (Korrekturen auch im Self-Service möglich)
• Integration in weitere SAP-Module wie FI/CO

Als strategische Komponenten des Systems sind zu nennen:

• Werkzeuge für die effektive und individuelle Mitarbeiterentwicklung
• Umfangreiches Talentmanagement
• Unterstützung moderner Kanäle im Recruiting
• Unterstützung von Onboarding-Prozessen (Einarbeitung)

SAP HCM vs. SAP SuccessFactors HCM

Was den HR-Sektor betrifft, steht der Nachfolger von SAP HCM bereits zur Verfügung.

Es handelt sich um die SAP SuccessFactors Full HCM Suite, eine Lösung mit neuen Code-Lines, die über die Public Cloud zur Verfügung steht. Der einige Zeit genutzte Name SAP HXM für SAP HCM wird nicht mehr verwendet.

Unternehmen, die derzeit noch die SAP-ECC-Lösung SAP HCM betreiben, können sich für zwei (bzw. drei) Wege entscheiden, um dem drohenden Ende der Extended Maintenance (Hauptwartung) von SAP HCM zum 31. Dezember 2027 zu begegnen:

• Entweder stellen sie direkt und vollständig auf SAP SuccessFactors HCM um,
• nutzen SAP HCM unter SAP S/4HANA mit HANA-Datenbank (Wartungszusage bis 2040 durch Nutzung von SAP S/4HANA) oder
• setzen auf ein Hybrid-Modell aus SAP HCM mit SAP S/4HANA und SAP Success Factors HCM (zum Beispiel aus SF Employee Central als Stammdatensystem und SAP Payroll und SAP Zeitwirtschaft aus SAP HCM für SAP S/4HANA).

Ursprünglich war SuccessFactors ein eigenständiges US-amerikanisches Unternehmen, das eine cloud-basierte Talent-Management-Suite mit Funktionen für Analysen und Kollaboration anbot. SAP übernahm das Unternehmen im Jahr 2011 und hat den Funktionsumfang seither massiv weiterentwickelt.

Mittlerweile handelt es sich bei SuccessFactors um eine HCM-Komplettlösung aus der Cloud. Enthalten sind alle Funktionen aus dem klassischen SAP HCM. Zusätzlich sind jedoch einige weitere, innovative Features verfügbar. Zu nennen sind:

• SF Employee Central als das Herzstück der HCM-Suite (strategische HR): zuständig für die Stammdatenverwaltung sowie für die Abbildung von Personaladministration, Organisationsmanagement, Abwesenheiten und Gehaltsabrechnung (optional)
• (E-)Recruiting: unterstützt einen kollaborativen, objektiven und mobilen Auswahlprozess
• Onboarding: konfigurierbarer Onboarding-Prozess, der neue Mitarbeiter, Einstellungsmanager und einen sogenannten Onboarding-Buddy involviert
• Compensation: bildet sämtliche Vergütungsprozesse ab, zentrales Element ist ein Vergütungsprofil inklusive Gehaltshistorie und -positionierung
• Performance & Goals: steuert Zielvereinbarungen und Überwachung der Zielerreichung für die Leistungsbewertung
• Learning: Lernplattform, die mit zahlreichen anderen Modulen (z. B. Goal Management und Onboarding) verknüpft ist; mobil einsetzbar
• Succession and Development: steuert und automatisiert Aktivitäten der Nachfolgeplanung
• SAP JAM: Kommunikations- und Kollaborationsplattform für Mitarbeiter, ähnlich einem sozialen Netzwerk
• Analytics: ermöglicht die Erstellung von Reports für sämtliche SuccessFactors-Module

SAP geht wie in anderen Bereichen klar den Weg in die Cloud und konzentriert sich im HR-Bereich auf die innovative Lösung SAP SuccessFactors HCM in der Public Cloud.

SAP HCM unter SAP S/4HANA

Unternehmen, die SAP HCM weiternutzen möchten, können dies heute unter SAP S/4HANA tun. Dies ist laut SAP zwar nicht der „innovative Weg“ (da sich die Code-Lines nicht verändern), aber eine Option für alle, die noch nicht auf SAP SuccessFactors HCM umstellen wollen oder können.

Auch der hybride Betrieb (also eine Kombination aus beiden Lösungen und die weitere schrittweise Umstellung auf SAP SuccessFactors HCM) ist eine Option, die sich für Unternehmen anbietet und eignet.

Das bedeutet, dass ein Teil der HCM-Systemlandschaft auf dem Weg von SAP ERP HCM (On-Premise oder Private Cloud) nach SAP SuccessFactors HCM (Public Cloud) über ein hybrides Modell abgebildet wird.

• Das kann zum Beispiel bedeuten, dass ein Unternehmen SuccessFactors Employee Central in der Public Cloud nutzt, zudem aber SAP Payroll und SAP Zeitwirtschaft mit SAP HCM SAP unter S/4HANA betreibt.
• Ein anderes Unternehmen nutzt beispielsweise SuccessFactors Employee Central und SF Time Tracking und betreibt nur noch SAP Payroll unter SAP HCM.

Fazit: SAP-HR-Produkte sorgen für Zukunftssicherheit

Die Herausforderungen im Personalmanagement sind mittlerweile vielfältig.

• Eines der drängendsten Probleme unserer Zeit ist der Fachkräftemangel. Nicht jedem Unternehmen gelingt es, freiwerdende Stellen schnell mit geeigneten Kandidaten zu besetzen.
• Daneben verbringen die Mitarbeiter in den Bereichen Personalabrechnung und -administration immer noch zu viel Zeit mit Routinetätigkeiten.
• Auch das Reporting ist vielerorts optimierungsbedürftig, wodurch Personalstrategien nicht immer auf fundierten Zahlen basieren.
• Nicht zuletzt bietet die Kollaboration der Mitarbeitenden Spielraum für Verbesserungen.

All diesen Herausforderungen lassen sich mit SAP HCM – und insbesondere mit der cloudbasierten Nachfolgelösung SAP SuccessFactors HCM – begegnen.

Die HR-Produkte von SAP ermöglichen eine Digitalisierung und Automatisierung von Personalprozessen, intelligentes Recruiting und Talentmanagement sowie eine bessere Zusammenarbeit dank Social- und Mobile-ERP. Unter der Flagge „Analytics“ lassen sich zudem flexible Reports und Prognosen generieren, die strategische Entscheidungen im Personalwesen deutlich optimieren können.