SAP Business One

Was ist SAP Business One?

SAP Business One ist eine ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning) für kleine und mittelständische Unternehmen. Anders als die „grossen“ ERP-Systeme von SAP (insbesondere SAP ECC und S/4HANA) ist SAP Business One (SAP B1) daher weniger komplex. Dennoch beinhaltet es alle Module, die notwendig sind, um die Kernprozesse eines Unternehmens abzubilden. Hierzu zählt das Finanzwesen ebenso wie Vertrieb, Kundenmanagement, Einkauf, Bestandsführung, Produktion sowie Reports und Analysen (Business Intelligence).

Wie entstand SAP Business One?

SAP Business One ist - anders als SAP ERP - keine Eigenentwicklung des Walldorfer Softwarekonzerns SAP. Es kommt ursprünglich vom israelischen Anbieter TopManage Financial Systems, welcher im Jahr 2002 von SAP übernommen wurde.

Seither wurde die ERP-Lösung deutlich weiterentwickelt. Unter anderem kamen Funktionen für Reporting und Budgetierung hinzu. Durch den Kauf des US-Anbieters Praxis Software Solutions im Jahr 2006 wurde die Software um webbasierte E-Commerce- und CRM-Anwendungen ergänzt. Weltweit setzen mittlerweile rund 48.000 kleine und mittelständische Unternehmen das System ein.

Aus technischer Sicht basiert SAP Business One ursprünglich auf Microsoft SQL Server. Heute arbeitet es jedoch auch auf der hoch performanten In-Memory-Datenbank SAP HANA. Rund um die ERP-Lösung ist ein grosses SAP-Partnernetzwerk entstanden, das über die Jahre mehr als 500 branchenspezifische Erweiterungen für SAP Business One entwickelt hat. Der Fokus liegt hierbei auf den Bereichen Fertigung, Konsumgüter, Einzel- und Grosshandel sowie auf dem Dienstleistungssektor. Die Partner von SAP sind auch für den Vertrieb der ERP-Lösung zuständig.

Die ERP-Anwendung kann wahlweise On Premise (lokale Installation) oder in der Cloud betrieben werden. Sehen wir uns diese beiden Modelle im Folgenden genauer an.

SAP Business One Cloud vs. On Premise

Bei der klassischen On-Premise-Variante wird SAP Business One auf eigenen Servern des Anwenderunternehmens installiert, betrieben und gewartet. Dieses Modell eignet sich insbesondere für mittelständische Unternehmen, die wichtige Geschäftsdaten wie Lieferanteninformationen und Produktpreise nicht aus dem Haus geben möchten. Auch, wenn individuelle Integrationen von Drittsystemen (z. B. E-Commerce-Plattformen, POS-Lösungen) notwendig sind, ist die lokale Installation besser geeignet. Gleiches gilt, wenn die erforderliche Server-Hardware bereits vorhanden ist und der Betrieb in einem externen Rechenzentrum somit keinen wirtschaftlichen Nutzen bringen würde.

Die alternative zum lokalen Hosting ist SAP Business One Cloud. Hier sind im Detail zwei Optionen zu unterscheiden:

• SAP B1 On-Cloud: Kauf der Software, Hosting durch einen Partner (z. B. Amazon Web Services / AWS)
• SAP B1 On-Demand: Abo-Modell mit monatlicher Abrechnung, Hosting ebenfalls durch einen externen Partner

Der wesentliche Vorteil von SAP Business One Cloud liegt unabhängig davon in der schnellen Einsatzfähigkeit der Lösung. Es müssen weder Hardware-Investitionen noch aufwendige Installationen vorgenommen werden. Ebenso ist eine hervorragende Skalierbarkeit gewährleistet. Dies ist insbesondere relevant, wenn das Unternehmen ein stärkeres Wachstum verzeichnet. Zudem wird die Software in der SaaS-Variante fortlaufend gewartet und automatisch aktualisiert. Auch die Möglichkeiten des mobilen Zugriffs via App oder Webbrowser sind ein klarer Pluspunkt.

Was die Datensicherheit betrifft, so sind Bedenken meist unbegründet. Erfolgt das Hosting in deutschen Rechenzentren, gelten die strengen Vorgaben der EU-DSGVO. Es ist damit ein so hohes Sicherheitslevel gewährleistet, wie es ein Unternehmen aus dem Mittelstand kaum in Eigenregie realisieren kann.

Was ist SAP Business One HANA und welche Vorteile bietet es?

SAP Business One ist in Kombination mit der In-Memory-Plattform SAP HANA einsetzbar. Die Rede ist in diesem Fall auch von „SAP Business One, Version for HANA“ oder schlicht „SAP Business One HANA“.

Bei HANA handelt es sich um eine Datenbanktechnologie, die in der Lage ist, enorme Datenmengen innerhalb kürzester Zeit zu verarbeiten. Unter anderem schafft SAP HANA somit die Voraussetzungen für Big-Data-Analysen und Industrie-4.0-Anwendungen, bei denen tausende Datensätze parallel und in Echtzeit verarbeitet werden müssen.

Obwohl Ansätze dieser Art zunächst an grosse Konzerne erinnern, gewinnen sie auch im Mittelstand zunehmend an Bedeutung. Denn auch bei SAP-Business-One-Installationen fallen täglich mitunter viele tausend Daten aus unterschiedlichen Quellen an. Diese Informationen topaktuell für Berichte und Analysen zur Verfügung zu stellen, bietet für KMU zahlreiche Vorteile. Doch nicht nur das Reporting wird signifikant optimiert. Auch die Geschwindigkeit von Transaktionen innerhalb der ERP-Lösung erhöht sich durch HANA massgeblich.

Was ist SAP Business One Studio?

SAP Business One liefert bereits im Standard einen Funktionsumfang, der zahlreiche Prozesse abdeckt. Branchenspezifische Anforderungen können zusätzlich über Add-ons der SAP-Partner abgebildet werden. Ist ein noch höherer Individualisierungsgrad notwendig, kommt SAP Business One Studio ins Spiel. Es handelt sich hierbei um ein Software Development Kit, mit dem Entwickler folgende Möglichkeiten erhalten:

• Entwicklung von Schnittstellen (APIs) zu externen Anwendungen (z. B. CRM, SCM, E-Commerce)
• Hinzufügen individueller Funktionen
• Anpassung von Oberflächen, Erstellung benutzerdefinierter Screens

SAP Business One Studio kann in Verbindung mit zahlreichen Entwicklungsumgebungen verwendet werden - darunter Microsoft Visual Studio 6.0 und Microsoft Visual Studio.NET.

Welche Module beinhaltet SAP Business One?

Als vollumfängliche ERP-Lösung beinhaltet SAP Business One alle relevanten Module, um Standard-Geschäftsprozesse in mittelständischen Unternehmen abzubilden. Die Hauptfunktionsbereiche sind:

• Finanzmanagement
• Vertriebs- und Kundenmanagement
• Einkaufs- und Bestandskontrolle
• Analysen und Berichte
• Branchenspezifische Funktionen

Ergänzt wird dieses Portfolio durch Branchenlösungen und mobile Anwendungen.

Sehen wir uns die wichtigsten Funktionen von SAP Business One im Folgenden genauer an.

Finanzmanagement

Im Bereich der Finanzen unterstützt die Anwendung sowohl die Buchhaltung (Haupt- und Nebenbuchhaltung) als auch das Controlling. Für Effizienz sorgen Funktionen, mit denen die wichtigsten Buchhaltungsprozesse automatisiert werden können. Auch Bankvorgänge inklusive der Kontenabstimmung lassen sich in der ERP-Lösung abwickeln. Zudem lässt sich mit SAP B1 das Anlagevermögen verwalten.

Für das Controlling stellt die ERP-Anwendung Funktionen für die Cashflow-Überwachung, das Monitoring des Anlagevermögens, die Budgetkontrolle und das finanzielle Projektcontrolling bereit. Standardisierte und individuelle Berichte mit Echtzeitdaten unterstützen Planungs-, Audit- und Review-Prozesse.

Vertriebs- und Kundenmanagement

SAP Business One verfügt über ein integriertes CRM (Customer Relationship Management), mit dem Kundenbeziehungen verwaltet und gestaltet werden können. Kundendaten lassen sich zwischen dem ERP und Microsoft Outlook synchronisieren. Für den Vertrieb ist zudem ein Opportunity- und Lead-Management vorhanden. Alle wichtigen Daten sind für Vertriebsmitarbeiter auch über mobile Endgeräte verfügbar. Selbstverständlich lässt sich ausserdem der gesamte Verkaufsprozess (Angebot, Auftrag, Lieferung, Rechnung) verwalten.

SAP B1 beinhaltet darüber hinaus Geschäftsfunktionen für das Kampagnenmanagement (Marketing) und das Servicemanagement. In letzterem Bereich ermöglicht die ERP-Lösung unter anderem eine Abbildung von Serviceanfragen, Garantievorgängen und Serviceverträgen.

Einkaufs- und Bestandskontrolle

Ein sehr umfangreiches Modul der Unternehmenslösung ist die Einkaufs- und Bestandskontrolle. Es beinhaltet sämtliche Beschaffungsprozesse - vom Beschaffungsantrag und Bestellanforderungen über den Einkauf (Bestellabwicklung) bis hin zum Wareneingang und zu Retouren. Als Basis dienen hierbei Lieferanten- und Materialstammdaten. Dank der Verknüpfung von Rechnungswesen und Lager lassen sich Kreditorenrechnungen anhand von Bestellungen und Wareneingängen ausserdem automatisiert verarbeiten.

Für das Lager ist besonders die automatische Materialbedarfsplanung relevant. Sie gibt anhand von Verbräuchen und Prognosen Bestellempfehlungen ab und unterstützt Unternehmen dabei, optimale Lagerbestände zu realisieren. Natürlich lassen sich mit dem ERP-System auch Inventuren durchführen.

Analysen und Berichte

SAP Business One ist mit zahlreichen Analyse- und Reporting-Tools ausgestattet. Insbesondere in Kombination mit der HANA-Datenbank lassen sich Daten aus verschiedenen Quellen nutzen, zusammenführen und in Echtzeit auswerten. Neben Standardberichten bietet die BI-Komponente von SAP B1 die Möglichkeit, Reports individuell anzupassen. Folgende Aktivitäten sind mit den Business Intelligence Tools der ERP-Lösung umsetzbar:

• Interaktive Analysen: Geschäft aus unterschiedlichen Perspektiven betrachten (durch Integration von Excel-Funktionen in SAP B1)
• Intuitive Navigation: Gewinnung neuer Erkenntnisse via Drag & Relate und Drilldown
• Abbildung von Kennzahlen: Analysen anhand definierter KPIs (Leistungsindikatoren)
• Verschiedene Visualisierungsmöglichkeiten (z. B. Dashboards und Diagramme)
• Erstellung von Ad-hoc-Berichten

Branchenspezifische Funktionen

SAP Business One bietet zahlreiche Erweiterungen für kleine und mittelständische Unternehmen an, mit denen sich branchenspezifische Anforderungen umsetzen lassen. Einige Beispiele sind:

• Produktion: Pflege von Stücklisten, Fertigungsaufträge, Produktionsplanung
• Handel: Point-of-Sale-Integration, Vernetzung mit Lieferanten und Kunden, Tools für personalisierte Kundenerlebnisse
• Dienstleistungen: Services verwalten, Ressourcenplanung, Projektmanagement, Fakturierung

Wo liegen die Vorteile von SAP Business One?

Der wesentliche Vorteil von SAP Business One liegt darin, dass die Software alle Unternehmensbereiche miteinander verbindet und somit für durchgängige Geschäftsprozesse sorgt. Hierdurch reduzieren sich auch die Aufwände für eine doppelte, oftmals fehlerbehaftete Datenerfassung. Gleichzeitig entsteht durch diesen Ansatz ein hohes Mass an Datentransparenz, wodurch sich das Unternehmen besser überwachen und steuern lässt.

Die ERP-Software überzeugt jedoch auch durch eine mittelstandsgerechte Preisgestaltung und eine sehr schnelle Implementierung. Insbesondere in der Cloud-Version ist SAP Business One bereits nach wenigen Wochen produktiv. Der Schulungsaufwand hält sich aufgrund der intuitiven Oberflächen ebenfalls in Grenzen.

Positiv hervorzuheben ist ausserdem die Flexibilität des Systems. Ändern sich die Anforderungen, kann SAP B1 mit den verfügbaren Add-on-Lösungen der Partner schnell angepasst werden. Bei Wachstum ist zudem eine gute Skalierbarkeit sichergestellt.

SAP Business One vs. SAP Business ByDesign vs. SAP S/4 HANA: Wo liegen die Unterschiede?

SAP hat derzeit drei ERP-Lösungen im Portfolio, die potenziell für den Mittelstand infrage kommen:

• SAP Business One: für kleine und mittelständische Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeitern
• SAP Business ByDesign: für mittelständische Unternehmen mit 250 bis 1.500 Mitarbeitern
• SAP S/4 HANA (Cloud): für den Mittelstand und Grossunternehmen ab 1.500 Mitarbeitern

Die Mitarbeiteranzahl ist ein grober Richtwert der SAP. Wann welche ERP-Mittelstandslösung eingesetzt werden sollte, hängt jedoch noch von weiteren Faktoren ab. Zunächst ist hierbei das gewünschte Betriebsmodell relevant. SAP Business ByDesign ist ein reines Cloud-ERP, während die beiden anderen Produkte wahlweise On-Premise oder in der Cloud betrieben werden können.

Deutliche Unterschiede gibt es auch bei der Dauer der Implementierung. So lässt sich SAP Business One gemäss den Angaben von SAP in nur zwei bis vier Wochen einführen. Bei SAP Business ByDesign dauert die Implementierung vier bis acht Wochen. Beim „Flaggschiff“ S/4HANA liegt die Dauer bei acht bis 16 Wochen.

Ferner ist zu erwähnen, dass SAP Business ByDesign insbesondere Unternehmen adressiert, die Joint Ventures aufbauen, Vertriebsbüros in anderen Ländern eröffnen, Tochterunternehmen einbinden oder Bereiche auslagern möchten. Nutzt die Zentrale S/4HANA, so können all diese Teilbereiche mit SAP Business ByDesign ausgestattet werden, um sie auf einfache Weise zu integrieren.