Liquiditätsplanung

Liquiditätsplanung und Liquiditätssicherung in Krisenzeiten

Wenn die Gewinne in einer Krise einbrechen, können Unternehmen dies in der Regel eine Zeit lang verkraften und ausgleichen. Mangelnde Liquidität allerdings lässt sich kaum kompensieren.

Wenn die liquiden Mittel knapp werden, droht die Zahlungsunfähigkeit und der Fortbestand des Unternehmens ist bedroht.

Das bedeutet: Wenn keine Liquidität mehr vorhanden ist und auch der Kreditrahmen bei der Bank ausgeschöpft ist, dann verliert das Unternehmen seine Zahlungsfähigkeit. Es kann seinen Zahlungsverpflichtungen also nicht mehr nachkommen – und muss Insolvenz anmelden.

Schwierigkeiten vermeiden, Liquiditätsengpässe frühzeitig erkennen

Gerade in Krisenzeiten ist die Liquiditätsplanung daher einer der Grundpfeiler für Unternehmen, um sicher durch die Krise zu kommen und handlungsfähig zu bleiben. Die Liquidität bildet dabei – im Gegensatz zu anderen Kennzahlen – die tatsächlichen Handlungsspielräume in der Krise ab.

Alle Geldflüsse im Unternehmen kontinuierlich im Blick zu behalten, ist gerade in Krisenzeiten unabdingbar – idealerweise durch ein Monitoring in Echtzeit. Nur so lassen sich drohende Engpässe frühzeitig erkennen und Gegenmassnahmen rechtzeitig einleiten.

Zum Erhalt der Zahlungsfähigkeit gehört es zum Beispiel, alle Zahlungsverpflichtungen kontinuierlich und genau zu überwachen und gegebenenfalls einen Aufschub zu erwirken. Möglicherweise lassen sich auch Investitionen eine Zeit lang verschieben oder Bestellmengen reduzieren, um die Liquidität zu erhalten.

Das Cash & Liquidity Reporting

Gelingen kann eine solche Liquiditätssicherung aber nur, wenn aktuelle und harmonisierte Daten vorliegen und die Prognosen über die Entwicklung der Liquidität jederzeit verfügbar sind.

Je grösser und verflechteter Unternehmen innerhalb eines Konzerns sind, desto wichtiger ist es, den Überblick über eine Vielzahl von Daten aus mitunter verschiedensten Quellsystemen zu behalten.

Häufig ist es zudem schwierig, aus der Vielzahl von Systemen aktuelle und relevante Daten zu erhalten und diese zeitnah zusammenzuführen. Das gilt zum Beispiel dann, wenn ein Konzern länderübergreifend mit verschiedenen Non-SAP- oder SAP-ERP-Systemen arbeitet.

Mitunter müssen Daten in Unternehmen sogar noch manuell in Programme wie Excel eingegeben werden. Das kostet nicht nur viel Zeit; häufig kommt es auch noch zu Eingabefehlern. Zudem sind die Liquiditätsdaten nicht in Echtzeit verfügbar.

Liquidität planen und sichern – mit SAP Central Finance

Eine Anwendung, die eine zentrale und globale Liquiditätsplanung unterstützt, ist SAP Central Finance.

Central Finance stellt aktuelle und harmonisierte Liquiditätsdaten in Echtzeit bereit. Die Liquiditätsplanung kann dadurch in der Folge automatisiert werden, es kommt seltener zu Fehlern, die Genauigkeit der Prognosen verbessert sich.

Um die verschiedenen Finanzsysteme (Non-SAP oder SAP) eines Unternehmens zu zentralisieren, werden sie in das Central-Finance-System integriert. Anschliessend werden alle Finanz- und Controlling-Buchungen über Mappingstrukturen in das Central-Finance-System repliziert.

Auf der Basis der Liquiditätskennzahlen wird auf diese Weise eine zeitnahe und verlässliche Liquiditätsplanung möglich.

SAP Central Finance als zentrales System kann auch als integriertes Cash-Management-System genutzt werden. So können die Daten, die so oder so im Central Finance vorliegen, zur Liquiditätsvorschau herangezogen werden.

Das KPI Dashboard: über 40 relevante Kennzahlen

Wer SAP Central Finance nutzt, behält – über die Liquiditätskennzahlen hinaus –auch den Überblick über andere Kennzahlen, die für die professionelle Finanzplanung von Unternehmen essenziell sind.

GAMBIT bietet Unternehmen zum Beispiel ein KPI Dashboard an, das über 40 der bekanntesten Kennzahlen aus der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage abbildet. Diese Kennzahlen können in SAP Central Finance in Echtzeit abgerufen werden.

Wie kommen Unternehmen zu einem Liquiditätsplan?

Grundsätzlich wird die Liquiditätsplanung mit Hilfe eines Liquiditätsplans durchgeführt. In diesem Plan werden alle zu erwartenden Geldflüsse – also Zahlungseingänge und Auszahlungen – für eine bestimmte Planungsperiode gegenübergestellt.

Ein Liquiditätsplan ist eine Prognose. Er verschafft Unternehmen einen Überblick über den geplanten, künftigen Verlauf von Kassenbestand und Kontobestand. Ein Liquiditätsplan gibt also immer Hinweise über die künftige Entwicklung der Zahlungsströme.

Grundlage des Liquiditätsplans sind Daten und Zahlen aus dem Unternehmen. So enthält er zum Beispiel Daten aus dem Umsatzplan, dem Kostenplan, dem Kapitalbedarfsplan oder dem Investitionsplan.

Zur Liquiditätsvorschau und Verfeinerung dienen IST-Daten, die im System vorliegen. Das sind zum Beispiel Bestellungen (Purchase order) oder Kundenaufträge.

Die einzelnen Planungsperioden des Liquiditätsplans bestehen aus Zeitabschnitten wie Wochen, Monaten oder Quartalen. Der gesamte Planungszeitraum umfasst in der Regel nicht mehr als zwölf Monate.

In Zeiten knapper Liquidität sind bei der Erarbeitung des Liquiditätsplans und der Planung der Perioden auch kürzere Zeiträume als Monate oder Quartale möglich: In Krisenzeiten zum Beispiel kann es sinnvoll sein, eine wöchentliche oder in Ausnahmefällen sogar tageweise Planung vorzunehmen, um die Liquidität genauestens im Blick zu behalten.

Automatisierungs- und Echtzeitlösungen wie SAP Central Finance bieten auch in dieser Hinsicht wertvolle Unterstützung, weil die Daten direkt zur Verfügung stehen und nicht erst aufwendig aggregiert werden müssen.

Grundsätzlich ist die Liquiditätsplanung unter SAP S/4HANA (1909 und On-Premise) Teil von SAP S/4HANA Finance, genauer gesagt der Komponente (Scope Item Group) Treasury Management.

• Diese Komponente enthält das Scope Item „Erweiterten Kassenvorgänge“ (J78), das unter anderem eine durchgängige Sicht auf den Tagesfinanzstatus sowie auf kurz- und mittelfristige Barmittelprognosen bietet.
• Der Bestandteil „Grundlegende Kassenvorgänge“ (BFB) liefert Informationen zur Liquiditätsvorschau.
• Das Scope Item „Liquiditätsplanung“ (3L5) wiederum unterstützt den langfristigen Plan zur Liquiditätsentwicklung. Hier fliessen historische und IST-Daten sowie Daten der kurz- und mittelfristigen Liquiditätsvorschau zusammen.

Welche Arten der Liquiditätsplanung gibt es?

Ein Liquiditätsplan wird rollierend erstellt. Das bedeutet, dass er einer periodenorientierten Planung folgt. Auf der Basis von Ist-Werten werden die Planungen dabei immer wieder revidiert. Auf diese Weise verbessern sich die folgenden Prognosen, weil aktuelle Daten in die Planung einfliessen.

Die Genauigkeit der Planung ist dabei am höchsten, wenn sie nur die nachfolgende Periode betrifft. Sie nimmt hingegen umso mehr ab, je weiter der betrachtete Zeitraum in der Zukunft liegt.

Der Grund dafür ist naheliegend: Die Höhe zu leistender Mieten oder Tilgungsraten steht in der Regel über längere Zeiträume fest, die Höhe der Umsätze, Gewinne oder auch Materialkosten jedoch nicht. Wenn die Unsicherheit steigt, sinkt aber die Genauigkeit der Prognosen.

Welche Faktoren fliessen in die Liquiditätsplanung ein?

Die erfassten Zahlungen werden nach Ein- und Auszahlungen unterschieden.

Erfasst werden dabei alle Geldflüsse, nicht nur Kosten. So sind zum Beispiel auch Privatentnahmen (auf der Ausgabenseite) oder Steuererstattungen (auf der Einnahmenseite) Bestandteil eines Liquiditätsplans. Der Auftragseingang kann als Indikator für den geplanten Umsatz dienen.

Zu den Einzahlungen (Geldzufluss) gehören zum Beispiel

• Umsatzerlöse
• Veräusserungserlöse (zum Beispiel durch den Verlauf von Anlagevermögen)
• Fördermittel
• Privateinlagen
• Einnahmen durch eine Kreditaufnahme
• Erträge aus Kapitalanlagen
• Vorsteuererstattung.

Zu den Auszahlungen (Geldabfluss) gehören zum Beispiel

• Personalkosten
• Umsatzsteuer- oder Steuernachzahlungen
• Investitionen
• Nebenkosten (wie Energiekosten oder Leasingraten)
• Materialkosten
• Privatentnahmen.

Was nicht in der Liquiditätsplanung erfasst wird

Berücksichtigt werden bei der Erfassung aber nur die Geschäftsvorfälle, die über die Kasse oder die Bankkonten abgewickelt werden und tatsächlich einen Zu- oder Abfluss von Mitteln bedeuten. Nicht alle Geschäftsvorfälle sind somit automatisch zahlungswirksam.

Abschreibungen oder Rückstellungen zum Beispiel werden in der Liquiditätsplanung nicht erfasst. Im Fall der Abschreibungen handelt sich zwar um Kosten. Allerdings fallen diese Kosten nur zum Zeitpunkt der Anschaffung an. In der Abschreibungsperiode hingegen ziehen sie keinen Mittelabfluss nach sich.

Schritt für Schritt zum Liquiditätsplan

Um einen Liquiditätsplan aufzustellen, sind grundsätzlich verschiedene Schritte erforderlich. Sie lassen sich grob in die Erfassung der liquiden Mittel, die Erstellung der Prognosen und die Revision der Prognosen einteilen.

Grundsätzlich lässt sich folgender Ablauf festhalten:

1. Wer als Finanzmanager, Geschäftsführer oder Unternehmensgründer einen Liquiditätsplan erstellen möchte, muss zunächst feststellen, über wie viele liquide Mittel er verfügt. Dazu muss er erfassen, wie viel Geld in der Kasse und auf den Konten vorhanden ist.
2. Die erfassten Beträge aus dem Kassen- und Bankbestand werden anschliessend addiert – der Wert gibt die Höhe der liquiden Mittel am Periodenanfang (Periode 0) an.
3. Anschliessend müssen die Einnahmen und Ausgaben für eine festgelegte Periode aufgelistet werden – zum Beispiel für einen Monat.
4. Danach werden die Auszahlungen von den Einzahlungen abgezogen. Daraus ergibt sich der Wert am Ende der Periode 0, zum Beispiel also eine Über- oder Unterdeckung.
5. Auf der Basis dieses Ergebnisses wird nun die Liquiditätsplanung für die einzelnen Perioden vorgenommen, angefangen mit Periode 01.
6. Wenn das Ende der ersten Periode erreicht ist, folgt der Abgleich mit den tatsächlichen Werten und – auf dieser Basis – die Anpassung der nachfolgenden Perioden. Die Planwerte werden also mit den Ist-Werten abgeglichen und alle folgenden Planungen revidiert.
7. Nach dem Ende der Periode 01 liegen erneut Ist-Werte vor, mit denen dann wiederum die folgenden Perioden revidiert werden können, angefangen mit Periode 02. Der Plan wird rollierend fortentwickelt.
8. Auf der Basis der einzelnen Prognosen ergeben sich für jede Periode nun Werte, mit denen das Unternehmen die Liquidität im Zeitverlauf überwachen, planen und steuern kann. So lässt sich dem Liquiditätsplan zum Beispiel entnehmen, wie viele liquide Mittel am Ende einer Periode noch zur Verfügung stehen.

Im SAP vereinfachen und erleichtern Anwendungen wie SAP Central Finance oder Liquidity Plans die Aufstellung eines Liquiditätsplans erheblich. Der grosse Vorteil: Die Liquiditätsplanung kann automatisiert werden und basiert auf aktuellen und harmonisierten Finanzdaten.

Liquiditätsplanung vs. Erfolgsrechnung

Neben der Liquiditätsplanung ist auch die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ein Teil der Finanzplanung von Unternehmen.

Mit der GuV – oder auch Erfolgsrechnung – lässt sich die Liquiditätsplanung jedoch nicht unmittelbar vergleichen. So kann es sein, dass ein Unternehmen zwar einen Gewinn erwirtschaftet, die Liquidität aber dennoch nicht ausreicht.

Grund dafür ist, dass die Forderungen zwar bereits als Einnahme gebucht werden – ein Kunde die Zahlung aufgrund eines in der Zukunft liegenden Zahlungsziels aber noch nicht geleistet hat. Es ist also noch kein Geld auf dem Konto eingegangen.

Was ist der Unterschied zur Kapitalbedarfsplanung?

Auch die Kapitalbedarfsplanung ist ein Teil der Finanzplanung von Unternehmen.

Im Gegensatz zur Liquiditätsplanung geht es bei der Kapitalbedarfsplanung aber um längerfristige Planungen über mehrere Jahre, die die Deckung des Kapitalbedarfs und die Bindungsdauer des Kapitals betreffen.

Aufgabe der Kapitalbedarfsplanung ist vor allem die Schätzung des Kapitalbedarfs und die Steuerung der Aufnahme von Fremd- und Eigenkapital für Investitionen. Ein Kapitalbedarfsplan ist damit vor allem ein Investitionsfinanzierungsplan.